Nästan hälften, 45 procent, av arbetsdagen går åt till att svara på mejl och telefonsamtal“.

Från en artikel i Sydsvenskan, publicerad våren 2018.

45 procent alltså. Det är ju ganska mycket det.

Min första tanke är automatisering. Att här kan och kommer automatisering göra stor nytta. Här kan du exempelvis läsa om hur chatbots kan komma att förändra och i viss mån ersätta traditionell kundservice:

How chatbots could change customer service over the next 5 years.

Kommentar: Om många mail innehåller ungefär samma sak – det kan ju faktiskt en autosvarare eller chatbot ta hand om.

Min andra tanke är kultur. Att det kanske främst handlar om destruktiv e-postkultur på många arbetsplatser. Och att den kulturen måste förändras. I välmåendets och produktivitetens tecken.

Rekommenderar verkligen att du kollar in Vetenskapens Världs eminenta avsnitt “Vår stressade hjärna”.

Om du inte orkar titta på hela, här några intressanta uttalanden:

“Den nya, digitala arbetsmiljön är organiserad så att vi inte kan arbeta”.
“Enligt uträkningar går 30% av arbetstiden i den här typen av arbetsmiljöer åt till att svara på mejl”.
“Det är som en oskriven regel att man ständigt måste vara inloggad och svara på mejl var man än är”.

Ok, vi fortsätter. Intressanta grejer på gång i New York:

“Under the proposed “right-to-disconnect” bill, private companies with more than 10 employees would be banned from requiring their workers to respond to electronic work communications (email, text and others) after work hours.”

Nu är böter och förbud kanske inte den optimala lösningen, men det skickar viktiga signaler om att det är allvar nu och att anställdas tid och välmående måste respekteras.

New York inspirerades av Frankrike:

French workers get ‘right to disconnect’ from emails out of hours.

“France employees are getting the legal right to avoid work emails outside working hours.”

Vive la France.

Någon som har koll på några liknande exempel i Sverige?

Ja, alltså, inte lagförslag då utan vettiga arbetsgivare som kanske fattat grejen.

Ok, då har vi avhandlat kultur, automatisering, relation till arbetsgivare. Förmodligen de tyngsta punkterna.

Men nu ändrar vi spår och tittar lite på vad vi själva, förhoppningsvis, kan påverka. Med ett solklart mål i sikte – att bli lite smartare med e-mail och skaffa en bättre relation med densamma.

Shocked Squirrel GIF - Find & Share on GIPHY

De problem som kan finnas kring email tycks i stora drag vara:

  • De är potentiellt inkommande dygnet runt. Gränser mellan jobb och fritid suddas därför lätt ut.
  • Det är lätt att låta sig distraheras av notifieringar.
  • Email tar för mycket tid i anspråk.
  • Email kan lätt ta fel tid i anspråk.

Har jag glömt något?

Hursomhelst, en bättre relation till email. Varför? Det äter för mycket tid. Det ockuperar för många tankar.

Några berättelser som jag ganska nyligen själv stött på:

Hon jobbar som forskare men känner sig inte sällan dränkt av olästa email. Det blir många timmar med att svara. Utan att egentligen aldrig komma ikapp. Tid som hon självklart gärna skulle lägga på andra, mycket viktigare saker.

Det är han som sitter och leker med sin dotter, men som inte är riktigt närvarande så ofta som han skulle vilja. För i tanken har han tankarna på emails som han känner att han måste svara på sen. Även fast det råkar vara lördag idag.

Till honom sa jag: Testa två saker. 1. Svara snabbt tillbaka och förklara att du läst deras mail, och att du svarar när du kan. 2. Du sätter upp en autosvarare med ungefär samma budskap som ovan.

Till henne sa jag: Sköt allt som har med mail att göra under vissa tider. Istället för att det är något som bara pågår hela dagen. Försök verkligen att minimera eller helt undvika under de timmar du är som mest produktiv, vilket för de flesta innebär morgon och förmiddag.

 

.Utmaningar/saker att testa:

Prioritera och sålla. Sätt förväntningar…”jag svarar väldigt sällan på mail under kvällstid, om det inte är superviktigt”. Var restriktiv med notifieringar.

  • Att sköta allt mailande under en viss tid, förslagsvis på eftermiddagen. Testa en vecka?
  • Kartlägg ungefär hur mycket tid du lägger på email. Kanske inte jättekul men nyttigt om du vill identifiera mönster och saker du vill förändra.

Behöver du verkligen kolla direkt på morgonen? Testa hur det känns att skippa det ett tag.

Samma sak sent på kvällen. Testa hur det känns att skippa.

Sätta gränser mot kollegor? Sätt förväntningar…”jag svarar väldigt sällan på mail under kvällstid, om det inte är superviktigt”

Sätt upp en autosvarare. Se Tim Ferriss nedan för bra exempel.

Svara snabbt tillbaka…”jag har läst ditt email, svarar när jag kan, men just nu upptagen”.

Notifieringar – ljudlöst eller stänga av helt.

Ungefär så. Där har du lite att testa.

Och med det lämnar jag över till några tunga namn inom området, om du nu skulle vilja fördjupa dig ytterligare:

“A man is rich in proportion to the number of things he can afford to let alone.”
– Henry David Thoreau

A Mindful Guide to Email in 20 Minutes a Day

 

How to Decrease E-mail Overwhelm — The First Step

Från artikeln: “The only sustainable solutions involve selective ignorance.  Step 1: Answer fewer e-mail (or “Ignore more e-mail”). Step 2: Give your e-mail address to fewer people (or “Use a decoy email that goes to your assistant”).” – Tim Ferriss

Email for Minimalists

 

Ashon Kutcher: “Your email, he told Arianna Huffington’s Thrive Global Podcast recently, is “everyone else’s to-do list for you.” And if you allow your inbox to set the tone for your day, you’re guaranteed to spend a huge chunk of your time on other people’s priorities.”

https://www.inc.com/jessica-stillman/ashton-kutcher-uses-this-simple-morning-ritual-to-skyrocket-his-productivity.html

 

Responses

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

+